De NVP Sollicitatiecode (hierna te noemen: ‘de code’) is een gedragscode en bevat basisregels die organisaties en sollicitanten, naar het oordeel van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement en Organisatieontwikkeling, in acht nemen bij de werving en selectie ter vervulling van vacatures. Leolux Furniture Group hanteert deze NVP sollicitatiecode. Het doel van de code is een norm te bieden voor een transparante en eerlijke werving en selectieprocedure.
Vacatures voor bestaande of nieuwe functies worden vrijwel altijd extern geplaatst. Uiteraard kunnen ook medewerkers die al bij Leolux Furniture Group werkzaam zijn, naar een vacante functie solliciteren. Om die reden zullen vacatures ook altijd intern op de narrowcasting en op Leolux Insite/Pocket app worden gepubliceerd. Sollicitaties worden in ontvangst genomen via onze werkenbij site of Leolux Insite.
Tijdens de gehele sollicitatieprocedure worden de rechten van de sollicitant gerespecteerd. Leolux Furniture Group zal de sollicitant een eerlijke kans op aanstelling bieden, hem voldoende informatie verschaffen, persoonlijke gegevens van de sollicitant vertrouwelijk behandelen en het recht op privacy van de sollicitant niet aantasten. Leolux Furniture Group houdt zich het recht voor te kiezen voor de kandidaat, die het beste past in het profiel.
1.1 De code is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:
1.2 De code is van toepassing op een procedure om een vacature binnen een organisatie te vervullen en waarvoor de werving en selectie van kandidaten plaatsvindt.
1.3 De code sluit aan bij bestaande Europese wet- en regelgeving.
2.1 Indien de organisatie besluit dat er een vacature is of komt, maakt zij voor de functie een wervingsprofiel waarin de relevante kenmerken van de functie worden vermeld. Daartoe behoren in elk geval: functie-eisen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, plaats in de organisatie, aard van het dienstverband, arbeidsomvang en standplaats.
2.2 Functie-eisen kunnen betrekking hebben op vakbekwaamheid (opleiding, kennis en ervaring), gedrag en persoonlijke kwaliteiten. Eisen ten aanzien van persoonlijke kenmerken dienen te worden vermeden omdat deze mogelijk in strijd zijn met gelijke behandelingswetgeving. In uitzonderlijke gevallen kunnen persoonlijke kenmerken noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de functie, mits dat wettelijk toelaatbaar is.
2.3 Een wervingsprofiel vermeldt, naast de relevante kenmerken van de vacature, de wijze van solliciteren en de termijn waarbinnen moet worden gesolliciteerd, de door de sollicitant te verschaffen informatie (zoals opleiding, diploma’s, arbeidsverleden en ervaring) en indien van toepassing: aanvullende selectieprocedures/-middelen (zoals psychologisch onderzoek en/of assessment), een aanstellingskeuring, voor zover in overeenstemming met de Wet Medische Keuringen, en/of een antecedentenonderzoek in incidentele gevallen naar de betrouwbaarheid van de kandidaat. In het laatste geval wordt de kandidaat hiervan op de hoogte gesteld.
2.4 De organisatie verschaft de sollicitant duidelijkheid over de sollicitatieprocedure. Dit betekent dat indien de organisatie afwijkt van de eenmaal gekozen procedure, zij dit aan de sollicitant meedeelt en toelicht. De sollicitant kan wegens gegronde redenen om een afwijking van de procedure verzoeken.
2.5 Externe bemiddelingsbureaus en organisaties die gegevens van vacaturesites en/of internet halen, dienen bij het gebruik hiervan in databases of voor bemiddelingsdoeleinden de betrokkene(n) hiervan in kennis te stellen en daarbij de wettelijke bepalingen na te leven.
2.6 Het stellen van een leeftijdsgrens of het voeren van een voorkeursbeleid ten behoeve van bepaalde groepen mag alleen indien dit wettelijk is toegestaan. Indien dit het geval is, wordt daarvan uitdrukkelijk melding gemaakt in de vacature en wordt de reden daarvan aangegeven. (I-voetnoot)
3.1 De organisatie bericht de sollicitant zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na de sluitingsdatum:
Indien de sollicitant voor een gesprek wordt uitgenodigd of indien de sollicitatie wordt aangehouden, stuurt de organisatie hiervan bericht aan de sollicitant met vermelding van de binnen de organisatie geldende sollicitatieprocedure en de verwachte duur daarvan.
3.2 Indien een organisatie ervoor kiest het gebruik van internet, video sollicitaties of een ander selectiemiddel in te zetten, zal de zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid daarbij gewaarborgd blijven. In het geval een confrontatie met andere sollicitanten daarbij plaatsvindt of gebruik van video sollicitaties wordt gemaakt, mag de sollicitant in het kader van de vertrouwelijkheid om afwijking van de procedure verzoeken.
3.3 De organisatie kan tijdens de procedure de sollicitant te allen tijde verzoeken zich te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs.
3.4 Indien de organisatie bij een voorselectie gebruik maakt van data recruitment, zoals bijvoorbeeld een digitaal assessment, Artificiële Intelligentie (A.I.) of algoritmes, dienen deze gevalideerd en transparant te zijn. Bij de organisatie die gebruik maakt van A.I en algoritmes dienen de mogelijke risico’s en tekortkomingen daarvan duidelijk te zijn. Te allen tijde dient de zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid te worden gewaarborgd en mogen geen vragen gesteld worden met betrekking tot gezondheid. De sollicitant ontvangt na deelname een gemotiveerde uitslag, wanneer de sollicitant daarom verzoekt.
3.5 Indien een organisatie bereid is de in redelijkheid gemaakte kosten van de sollicitant te vergoeden, in het kader van de procedure, maakt de organisatie dit vooraf bekend.
4.1 De organisatie die via internet en/of sociale media informatie over de sollicitant verkrijgt, is zich ervan bewust dat deze informatie niet altijd juist, accuraat en/of relevant is. De verkregen openbare informatie zal, indien relevant, met de sollicitant worden besproken, met uitdrukkelijke vermelding van de bron. De sollicitant wordt in de gelegenheid gesteld hierop te reageren. Indien een referentie wordt opgevraagd bij derden of indien nader onderzoek noodzakelijk is, wordt daartoe aan de sollicitant vooraf om toestemming gevraagd, tenzij deze toestemming op grond van de wet of nadere regelgeving niet vereist is.
4.2 Het, in de eindfase van het selectieproces, toepassen van een meeloopdagdeel om zo wederzijds de verwachtingen met betrekking tot de functie en aansluiting van de sollicitant daarop te kunnen vaststellen, is toegestaan mits daarbij een wederzijds belang is en dit redelijkerwijs niet leidt tot verkapte arbeid met loonwaarde.
4.3 Een psychologisch onderzoek of assessment kan plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid van een psycholoog met inachtneming van de beroepscode van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP). De psycholoog heeft voorafgaande toestemming nodig van de sollicitant om de resultaten van het onderzoek aan de opdrachtgever te kunnen verstrekken.
4.4 Een medisch onderzoek in verband met de aanstelling kan slechts plaatsvinden indien er, op advies van de bedrijfsarts, aan de vervulling van de functie bijzondere eisen op het punt van de medische geschiktheid moeten worden gesteld en uitsluitend nadat alle overige beoordelingen van geschiktheid hebben plaatsgevonden aan het einde van de procedure (II voetnoot).
5.1 Indien de organisatie, in enige fase van de sollicitatieprocedure, besluit dat een sollicitant niet in aanmerking komt voor de vervulling van de vacature, ontvangt deze binnen twee weken na dit besluit schriftelijk en gemotiveerd bericht. De inhoud van die motivatie kan afhankelijk zijn van de fase waarin de sollicitatie zich bevindt.
5.2 De sollicitatieprocedure wordt als afgerond beschouwd indien de vacature is vervuld of de organisatie heeft besloten dat de vacature vervalt. Allen die op dat moment nog deelnemen aan de procedure, ontvangen hierover binnen twee weken bericht.
5.3 Voor zover van toepassing worden gegevens afkomstig van een sollicitant binnen vier weken na de afwijzing teruggezonden of vernietigd, tenzij expliciet anders met de sollicitant is overeengekomen. Indien anders is overeengekomen, dient de sollicitant tijdig na de periode van een jaar te worden benaderd voor het verlengen van de expliciete toestemming en het actualiseren van die gegevens. Externe bemiddelingsbureaus kunnen de sollicitant toestemming vragen de sollicitatiegegevens gedurende de bemiddelingsperiode te bewaren. Nadat de bemiddelingsperiode is beëindigd, door het vinden van een baan of op verzoek van de sollicitant, dienen deze gegevens te worden vernietigd.
6.1 De organisatie behandelt klachten van sollicitanten die menen dat de organisatie in strijd met de bepalingen van deze code heeft gehandeld. De sollicitant ontvangt uiterlijk binnen een maand een schriftelijke, gemotiveerde reactie van de organisatie.
I. Het voeren van voorkeursbeleid is alleen toegestaan binnen wettelijke grenzen.
II. Bij een aanstellingskeuring vormen de Wet op de Medische Keuringen en het Besluit aanstellingskeuringen van 23 november 2001 het richtlijn.